Privacyverklaring
Coach Connect is software voor sportscholen, studio's en personal trainers. Traint of werk je bij een sportschool die Coach Connect gebruikt, dan staan er gegevens over jou in Coach Connect. In deze verklaring lees je welke gegevens dat zijn, waarvoor ze worden gebruikt en wat je rechten zijn. Waar we hieronder "je sportschool" schrijven, bedoelen we ook een studio of personal trainer.
1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?
Je sportschool is verantwoordelijk voor je gegevens (in de wet heet dat de verwerkingsverantwoordelijke). Je sportschool bepaalt welke gegevens er over je worden vastgelegd, waarvoor, en hoe lang ze bewaard blijven.
Coach Connect levert de software en bewaart de gegevens in opdracht van je sportschool (in de wet heet dat de verwerker). Coach Connect is een merk van [RECHTSPERSOON], [ADRES], [VESTIGINGSPLAATS] (KvK [KVK-NUMMER]). Coach Connect gebruikt je gegevens alleen om de software te laten werken, niet voor eigen doelen. We verkopen ze niet en gebruiken ze niet voor reclame. Onze afspraken met je sportschool staan in de verwerkersovereenkomst.
Je sportschool heeft vaak ook een eigen privacyverklaring. Daarin staat bijvoorbeeld op welke grondslag je sportschool je gegevens gebruikt. Vraag je sportschool daarnaar.
2. Welke gegevens staan er in Coach Connect?
Als je sport
- je naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, geboortedatum en geslacht;
- je lidmaatschap, sinds wanneer je lid bent, je trainingsdoel en je trainer;
- je trainingsschema's en trainingen: oefeningen, gewichten, herhalingen, persoonlijke records (PR's) en conditietrainingen;
- metingen, zoals gewicht, vetpercentage en spiermassa;
- je antwoorden op vragenlijsten en notities van je trainer;
- adviezen van een fysiotherapeut en trainingsbeperkingen, zoals een blessure waar je trainer rekening mee houdt;
- gegevens over je lidmaatschap bij de sportschool, zoals een proefles, een gemiste afspraak, of en waarom je hebt opgezegd, en of je commerciële berichten wilt ontvangen;
- facturen en betalingen, als je sportschool via Coach Connect factureert;
- als je zelf inlogt in de sportersomgeving: je e-mailadres, je wachtwoord (alleen versleuteld opgeslagen), wanneer en vanaf welk IP-adres je het laatst inlogde, en mislukte inlogpogingen.
Gegevens over je gezondheid, zoals fysio-adviezen, blessures en sommige metingen, zijn bijzondere persoonsgegevens. Daar gelden strengere regels voor. Je sportschool mag ze alleen vastleggen als daar een wettelijke uitzondering voor is, meestal jouw uitdrukkelijke toestemming.
Als je bij de sportschool werkt
- je naam, e-mailadres, telefoonnummer, je rol en je rechten in de app, en de locaties waar je werkt;
- je wachtwoord (alleen versleuteld opgeslagen), je pincode en wanneer je het laatst inlogde;
- je werkuren via de kiosk, en je aanvragen voor vakantie en overuren;
- wat je in de app doet, zoals welke training, factuur of verkoop je hebt vastgelegd.
3. Waarvoor worden je gegevens gebruikt?
- om je trainingen te plannen, bij te houden en je voortgang te laten zien, aan jou en aan je trainer;
- om rekening te houden met je gezondheid en eventuele beperkingen bij het trainen;
- om je lidmaatschap te beheren, en om contact met je op te nemen, bijvoorbeeld over een afspraak of je voortgang;
- om je te factureren en je betalingen bij te houden, als je sportschool dat via Coach Connect doet;
- voor medewerkers: om toegang tot de app te regelen, werkuren en verlof bij te houden en te zien wie wat heeft gedaan;
- om de app veilig te houden, bijvoorbeeld door na te veel mislukte inlogpogingen de login tijdelijk te blokkeren;
- om je e-mail te sturen die bij de app hoort, zoals een uitnodiging, een nieuw wachtwoord of een factuur.
4. Wie kan je gegevens zien?
- Medewerkers van je sportschool, voor zover hun rechten in de app dat toelaten. Je sportschool bepaalt die rechten.
- Jijzelf, in de sportersomgeving, als je sportschool die voor je heeft aangezet.
- Medewerkers van Coach Connect, alleen als dat nodig is voor ondersteuning, onderhoud of beveiliging.
- De partijen die Coach Connect inschakelt om de app te laten werken: Hetzner (servers in Duitsland), Amazon Web Services (opslag van bestanden in Frankfurt), Euromailing (verzenden van e-mail) en Slack (ontvangen van automatische foutmeldingen, in de Verenigde Staten). De volledige lijst staat in bijlage 2 van de verwerkersovereenkomst.
- Mollie, als je een factuur van je sportschool online betaalt. Je betaalt dan via het Mollie-account van je sportschool.
Je gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte. Alleen de automatische foutmeldingen gaan naar Slack in de Verenigde Staten; zo'n melding kan soms een e-mailadres of IP-adres bevatten.
5. Hoe lang blijven je gegevens bewaard?
Je sportschool bepaalt hoe lang je gegevens bewaard blijven. Coach Connect verwijdert niets automatisch na een bepaalde tijd.
- Verwijdert je sportschool je als sporter, dan verdwijn je uit de app. Je vragenlijsten en de notities bij je trainingen worden dan gewist. Je andere gegevens en je trainingshistorie blijven in de database staan, zodat je sportschool zijn administratie compleet houdt. Wil je dat ook die worden gewist, vraag dat dan aan je sportschool; Coach Connect wist ze dan op verzoek van je sportschool.
- Stopt je sportschool met Coach Connect, dan verwijdert Coach Connect alle gegevens van die sportschool, uiterlijk [TERMIJN, bijvoorbeeld 30 dagen] na het einde van het contract.
- Facturen moet je sportschool volgens de wet 7 jaar bewaren.
Open keuze: De app wist bij het verwijderen van een sporter alleen vragenlijsten en trainingsnotities; de rest blijft staan en er is geen automatische bewaartermijn. Bepaal of er een definitieve wisfunctie of een vaste bewaartermijn komt.
6. Je rechten
Je hebt het recht om:
- je gegevens in te zien;
- onjuiste gegevens te laten verbeteren;
- je gegevens te laten verwijderen;
- het gebruik van je gegevens te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen het gebruik van je gegevens;
- je gegevens in een gangbaar bestand te krijgen, om ze mee te nemen naar een andere partij;
- je toestemming in te trekken, als je gegevens op basis van toestemming worden gebruikt, zoals bij gezondheidsgegevens.
Doe je verzoek bij je sportschool. Je sportschool is verantwoordelijk voor je gegevens en beslist over je verzoek. Coach Connect helpt je sportschool daarbij. Stuur je je verzoek toch naar Coach Connect, dan sturen we het door naar je sportschool en laten we je dat weten.
Ben je het niet eens met hoe er met je gegevens wordt omgegaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
7. Beveiliging
Coach Connect beveiligt je gegevens. De gegevens van elke sportschool zijn gescheiden van die van andere sportscholen. Alle verbindingen met de app zijn versleuteld (HTTPS). Wachtwoorden worden alleen versleuteld opgeslagen. Medewerkers zien alleen wat hun rechten toelaten. Een sporterlogin gaat na 10 mislukte pogingen een half uur op slot. Meer hierover staat in bijlage 1 van de verwerkersovereenkomst.
8. Cookies
Coach Connect gebruikt alleen cookies die nodig zijn om de app te laten werken. Er zijn geen cookies voor statistieken, advertenties of tracking.
| Cookie | Waarvoor | Hoe lang |
|---|---|---|
| Sessiecookie | Onthoudt dat je bent ingelogd, en beschermt formulieren tegen misbruik. | Tot je de browser sluit of uitlogt |
| Ingelogd blijven | Alleen als je "Onthoud mij" aanvinkt: houdt je ingelogd op dit apparaat. | 2 weken |
| Kiosk en tablet | Onthoudt op een tablet of kiosk van de sportschool bij welke sportschool het apparaat hoort, zodat de juiste huisstijl verschijnt. | Blijvend, tot het apparaat wordt ontkoppeld of de cookie wordt gewist |
De app bewaart daarnaast een paar instellingen in je browser, zoals of het menu is ingeklapt. Die gaan nergens anders heen.
Op de inlogschermen voor medewerkers en op een paar andere schermen laadt de app lettertypes van Google Fonts. Je browser maakt daarvoor contact met Google, waarbij Google je IP-adres ziet. In het menu van de app staat je profielfoto van Gravatar, als je die hebt: je browser vraagt die op bij Gravatar met een versleutelde vorm van je e-mailadres.
Open keuze: Google Fonts en Gravatar sturen een IP-adres (en bij Gravatar een hash van het e-mailadres) naar partijen in de VS. Overweeg de lettertypes zelf te hosten en Gravatar te vervangen door initialen; dan kan deze alinea weg.
9. Gegevens van onze eigen klanten
Heb je zelf een account bij Coach Connect afgesloten voor je bedrijf, dan is Coach Connect verantwoordelijk voor de gegevens die we over jou als klant bijhouden: je naam, e-mailadres en de gegevens van je abonnement. We gebruiken die om het contract uit te voeren, het abonnement via Mollie te innen en je te informeren over de dienst. Facturen bewaren we 7 jaar, omdat de wet dat vraagt. Voor je rechten over die gegevens kun je bij ons terecht.
10. Contact
Heb je een vraag over je gegevens? Neem dan eerst contact op met je sportschool. Voor vragen over Coach Connect zelf mail je naar hallo@coach-connect.app.
Deze verklaring kan veranderen, bijvoorbeeld als de app verandert. De versie en datum staan bovenaan.